Polityka prywatności usług TaskLine

Wersja: 1.0 Obowiązuje od: 2026-10-08

1. Administrator

Administratorem danych przetwarzanych przez TaskLine na własne cele jest Janusz Sromek, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną, adres: Łączna 8B 33-395 Chełmiec, Polska. Kontakt w sprawach prywatności: admin@taskline.pl.

TaskLine może równolegle działać jako podmiot przetwarzający dane w imieniu klienta biznesowego. Rola jest ustalana dla konkretnego procesu, a nie dla całej aplikacji.

2. Zasada rozdzielenia ról

W każdym procesie rozróżnia się:

• cel własny TaskLine — TaskLine jest administratorem,
• cel klienta biznesowego — klient jest administratorem, a TaskLine może być procesorem,
• infrastrukturę — TaskLine Hosted, Customer Hosted albo Local Desktop.

Sam fakt dostarczenia oprogramowania nie oznacza automatycznie powierzenia wszystkich danych.

3. Center

Center może przetwarzać dane firmy, osoby kontaktowej, e-mail, telefon, NIP, adres, produkty, licencje, identyfikatory instancji i workspace, wersje, stan techniczny, logi bezpieczeństwa, audyt, dowody prawne, Support i dane OAuth. Center nie jest centralnym magazynem treści biznesowych produktów.

4. Monitoring

Automatyczny monitoring jest ograniczony do danych technicznych i sanitizowany. Nie jest przeznaczony do przyjmowania danych zdrowotnych, kart zabiegowych, pełnych danych klientów salonów, dokumentów finansowych Business ani treści faktur KSeF.

5. Support

Zgłoszenie może zawierać dane kontaktowe osoby zgłaszającej, nazwę firmy, opis problemu i ograniczony kontekst diagnostyczny. Dane swobodnie wpisywane przez użytkownika nie powinny zawierać haseł, tokenów, danych zdrowotnych, pełnych dokumentów ani zbędnych danych klientów końcowych.

Zamknięte sprawy Support podlegają dwuetapowej retencji: warstwa operacyjna jest ograniczana po okresie operacyjnym, a materiał dowodowy jest przechowywany wyłącznie przez właściwy okres roszczeniowy, z wyjątkiem udokumentowanego legal hold.

6. Google OAuth / Google Calendar

Jeżeli użytkownik Beauty łączy Google Calendar, autoryzacja jest obsługiwana przez TaskLine Center dla konkretnego produktu, instancji, workspace i integracji. Center może przetwarzać identyfikator i e-mail konta Google, scopes, zaszyfrowane access/refresh tokeny oraz dane lifecycle. Dane służą wyłącznie ustanowieniu, utrzymaniu, bezpieczeństwu i odłączeniu integracji.

7. Google i iCloud jako odbiorcy danych kalendarza

Beauty może wysyłać do zewnętrznego kalendarza wydarzenia o zakresie zależnym od privacy_mode: usługa i czas, usługa i imię klienta albo pełniejsze dane kontaktowe. Tryb minimalny powinien być domyślny. Szerszy zakres jest decyzją administratora salonu.

8. Konto klienta HALO

HALO utrzymuje centralne konto klienta końcowego. Dla uwierzytelnienia, bezpieczeństwa konta, profilu platformowego, sesji, preferencji i funkcji platformowych TaskLine jest administratorem w zakresie, w jakim sam określa cele i środki potrzebne do świadczenia HALO.

Dane konkretnej relacji klient-salon pozostają odrębnym procesem salonu.

9. Relacja salon-klient w HALO

Rezerwacje, dokumenty salonu, komunikacja, CRM, kampanie, przeciwwskazania, ankiety, karty i inne dane przypisane do konkretnego salonu są co do zasady przetwarzane dla celu ustalonego przez salon. W takim zakresie salon jest administratorem, a TaskLine działa jako procesor hostowanej usługi.

10. Konto klienta Beauty

Konto klienta Beauty jest częścią konkretnej instancji Beauty i nie stanowi obecnie odrębnego, ogólnoekosystemowego konta TaskLine.

W zakresie konta, rezerwacji, historii i powiązania z kartoteką salon co do zasady określa cele i sposoby przetwarzania oraz jest administratorem. W modelu TASKLINE_HOSTED TaskLine hostuje te dane i utrzymuje uwierzytelnienie w imieniu salonu jako procesor. Ochrona logowania wykonywana w ramach hostingu sama w sobie nie zmienia całego konta w niezależny proces administratora TaskLine.

Niezależnymi procesami administratora TaskLine pozostają tylko cele faktycznie wykonywane we własnym imieniu, np. obsługa licencji, rozliczalność Center i ochrona własnej infrastruktury. Nie należy przypisywać ich całej kartotece kont Beauty.

W modelu CUSTOMER_HOSTED sam fakt dostarczenia kodu nie oznacza powierzenia TaskLine danych lokalnego konta. Wyjątki wymagają konkretnego udokumentowanego przepływu lub dostępu.

11. Dane zdrowotne

Beauty i HALO mogą technicznie przetwarzać dane dotyczące zdrowia w ankietach, przeciwwskazaniach i dokumentacji zabiegowej. TaskLine nie wykorzystuje takich danych do własnych celów Center ani do ogólnego profilowania platformowego. Gdy dane są hostowane lub synchronizowane przez TaskLine w imieniu salonu, podlegają DPA, ograniczeniu celu i podwyższonym zabezpieczeniom.

12. Business

Business może zawierać finanse, koszty, przychody, dokumenty i dane pracowników/specjalistów. W modelu TaskLine Hosted TaskLine przetwarza je co do zasady jako procesor klienta biznesowego. Integracja Beauty -> Business nie jest przeznaczona do przekazywania danych klienta końcowego.

13. KSeF Gateway

Treść faktur, XML, UPO, certyfikaty, tokeny i inne credentials pozostają standardowo lokalnie na urządzeniu klienta. Center otrzymuje dane licencyjne, techniczne i świadomie wysłany Support. TaskLine nie staje się procesorem pełnych faktur tylko dlatego, że dostarcza aplikację desktopową.

14. E-mail, SMS i Web Push

Jeżeli dostawcę SMTP lub SMS wybiera i kontraktuje klient, relacja z tym dostawcą pozostaje po stronie klienta. TaskLine odpowiada za bezpieczną implementację integracji. Jeżeli dostawcę angażuje TaskLine dla własnej usługi, jest on ujmowany w rejestrze odbiorców/podprocesorów zgodnie z rzeczywistą rolą.

Web Push wykorzystuje endpoint i klucze subskrypcji urządzenia. Powiadomienie wake-up nie powinno przenosić treści biznesowej, jeśli treść może zostać pobrana bezpiecznie z aplikacji.

15. Cookies, analityka i marketing

Panele administracyjne mogą używać mechanizmów technicznie niezbędnych do sesji i bezpieczeństwa. Integracje analityczne lub reklamowe, w tym Google, Meta, TikTok, Microsoft Clarity lub Hotjar, mogą być uruchamiane wyłącznie zgodnie z konfiguracją produktu i wymaganym mechanizmem zgody. Domyślnie nie powinny być aktywowane przed uzyskaniem wymaganej zgody.

16. Treści publiczne HALO

HALO może przechowywać i publikować profile salonów, media, opinie i odpowiedzi. Obsługa zgłoszeń dotyczących potencjalnie nielegalnych treści jest odrębnym procesem od Supportu technicznego i podlega właściwym zasadom moderacji oraz rozliczalności.

17. Cele i podstawy

Poniższe cele i podstawy dotyczą wyłącznie procesów, w których **TaskLine jest administratorem**. Salon/sklep/klient biznesowy przekazuje własne informacje w zakresie procesów, w których sam jest administratorem.

• Klient biznesowy: dane kontaktowe, firma, licencja, instancja, rozliczenia: zawarcie i wykonywanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy; w innych relacjach B2B prawnie uzasadniony interes w jej obsłudze — art. 6 ust. 1 lit. f
• Dokumenty sprzedażowe i rozliczeniowe TaskLine: obowiązki rachunkowe i podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c, w zakresie rzeczywiście przewidzianym prawem
• Własne bezpieczeństwo Center, logi, kontrola nadużyć: prawnie uzasadniony interes zapewnienia bezpieczeństwa usług, systemów i rozliczalności — art. 6 ust. 1 lit. f; jeżeli konkretny obowiązek wynika z prawa — lit. c
• Support i reklamacje: kontakt, zgłoszenie, bezpieczna diagnostyka: wykonanie umowy z osobą będącą jej stroną — art. 6 ust. 1 lit. b; w pozostałych wypadkach art. 6 ust. 1 lit. f; konkretny obowiązek prawny — lit. c
• Dowody zaakceptowanych dokumentów: osoba, instancja, czas, wersja, SHA-256: wykazanie warunków relacji i obrona ewentualnych roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f, a w zakresie ustawowego obowiązku — lit. c
• Konto centralne HALO: dane logowania, sesje, profil, ustawienia: świadczenie konta użytkownikowi — art. 6 ust. 1 lit. b; przeciwdziałanie nadużyciom i bezpieczeństwo — lit. f
• HALO: obsługa zgłoszeń i moderacja treści: realizacja mających zastosowanie obowiązków DSA — art. 6 ust. 1 lit. c; bezpieczeństwo platformy i egzekwowanie warunków w granicach prawa — lit. f
• Opcjonalna komunikacja marketingowa własna TaskLine: zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a, jeżeli jest właściwą podstawą dla danego kanału i celu; inne podstawy wyłącznie po odrębnej ocenie i spełnieniu przepisów o komunikacji elektronicznej
• Google OAuth dla Beauty: identyfikatory i tokeny: przetwarzanie niezbędne do świadczenia zleconej integracji; rolę TaskLine (administrator/procesor) ustala się dla konkretnego celu. Nie należy automatycznie kwalifikować tokenów salonu jako własnego celu TaskLine

Powołanie się na art. 6 ust. 1 lit. f wymaga rzeczywistego testu równowagi i wykazania interesu; podanie wielu możliwych podstaw w tabeli nie zwalnia z udokumentowania prawidłowej podstawy dla każdego wdrożonego procesu. Szczególne kategorie danych wymagają ponadto odrębnej przesłanki z art. 9 RODO, jeśli TaskLine sam występuje jako administrator takich danych.

18. Dane powierzone

Jeżeli TaskLine przetwarza dane w imieniu klienta, odbywa się to na podstawie DPA, załącznika produktowego i udokumentowanych instrukcji administratora.

19. Odbiorcy

Dane mogą być przekazywane wyłącznie odbiorcom niezbędnym do danego procesu. Integracja z usługą zewnętrzną nie oznacza automatycznie, że jej dostawca jest podprocesorem TaskLine. Klasyfikacja zależy od tego, kto wybiera dostawcę, zawiera umowę i określa cel.

20. Transfery poza EOG

Transfer poza EOG może dotyczyć usług wybranych przez użytkownika/salon (np. dostawców chmury i kalendarza) albo dostawcy TaskLine; nie wolno uznawać go za automatycznie wykluczony tylko dlatego, że serwer główny znajduje się w Polsce.

Dla każdego rzeczywistego transferu rejestr odbiorców określa państwo/organizację, podstawę przekazania (np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub właściwe standardowe klauzule umowne), ocenę ryzyka i dodatkowe środki, gdy są wymagane. Osoba może uzyskać informację o odpowiednich zabezpieczeniach lub ich kopię za pośrednictwem admin@taskline.pl, z poszanowaniem ochrony tajemnic. Brak potwierdzonej podstawy oznacza brak zgody na uruchomienie transferu.

21. Retencja

Okresy zależą od **konkretnego celu**, a nie od jednego ogólnego terminu:

• aktywne konto HALO i konto klienta biznesowego: przez okres korzystania z usługi; po zakończeniu przez niezbędny okres realizacji praw, roszczeń i obowiązków prawnych;
• kontakty, umowy, licencje i dowody akceptacji: przez okres relacji i następnie wyłącznie przez czas niezbędny do rozliczalności, ochrony roszczeń oraz obowiązków prawnych;
• dokumentacja rachunkowa i podatkowa TaskLine: zgodnie z mającymi zastosowanie terminami prawa podatkowego/rachunkowego, ustalanymi odrębnie dla rodzaju dokumentu;
• Support: warstwa operacyjna zamkniętych zgłoszeń zasadniczo 365 dni; dalsza retencja materiału dowodowego zgodnie z udokumentowaną polityką retencji i rzeczywistymi terminami roszczeń;
• logi i telemetria Center: od 24 godzin do 365 dni zależnie od klasy zdarzenia, z konkretnymi okresami w wewnętrznej polityce retencji;
• tokeny integracji: do odłączenia konta/integracji, wygaśnięcia lub udokumentowanego usunięcia w procedurze lifecycle;
• zgłoszenia moderacyjne HALO: odrębne okresy retencji z procedury DSA, z wyjątkiem uzasadnionego legal hold.

W każdym procesie należy utrzymywać dokładny termin lub obiektywne kryterium jego ustalania; samo powołanie się na „możliwe roszczenia” nie uprawnia do bezterminowego przechowywania danych. Gdy upływa właściwa podstawa, dane usuwa się lub trwale anonimizuje, uwzględniając udokumentowaną rotację kopii.

22. Prawa osób

W procesach, w których TaskLine jest administratorem, osoba może wystąpić o dostęp do danych, kopię danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych (gdy prawo je przewiduje) oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f, w tym wobec marketingu bezpośredniego. W przypadku przetwarzania opartego na zgodzie może ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Każde prawo ma ustawowe przesłanki i wyjątki.

Żądanie można przesłać na admin@taskline.pl. Odpowiedź udzielana jest zasadniczo w ciągu miesiąca, z możliwością przewidzianego prawem przedłużenia, o którym osoba zostanie poinformowana. TaskLine może w uzasadnionym przypadku zweryfikować tożsamość z zachowaniem minimalizacji danych.

Jeżeli TaskLine działa wyłącznie jako procesor, przekaże żądanie właściwemu administratorowi lub wesprze go zgodnie z DPA. Zamknięcie konta Beauty nie oznacza automatycznego usunięcia historii salonowej, a zamknięcie konta HALO nie oznacza usunięcia wszystkich danych odrębnych salonów.

23. Skarga

Osoba może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

24. Zautomatyzowane decyzje

TaskLine nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego profilowania, chyba że dana funkcja zostanie jawnie zaprojektowana i opisana zgodnie z prawem.

25. Źródła danych i minimalizacja

Dane pochodzą bezpośrednio od osoby, klienta biznesowego/salonu, upoważnionego użytkownika, z podłączonego konta/integracji (w tym Google) lub są wytwarzane jako dane techniczne/audytowe. W przypadku pozyskania danych niebezpośrednio TaskLine przekazuje informacje z art. 14 RODO, w tym kategorię i źródło danych oraz ewentualne źródło publiczne, w terminach i przy wyjątkach przewidzianych prawem.

Podanie danych konta/kontraktu może być warunkiem zawarcia lub wykonania umowy; odmowa podania danych niezbędnych uniemożliwi świadczenie właściwej funkcji. Dane opcjonalne powinny być oznaczone oddzielnie. Dane niezbędne na podstawie prawa należy wyraźnie wskazać. TaskLine nie twierdzi, że profilowanie HALO/Beauty nie występuje w ogóle — o znaczeniu konkretnej funkcji, w tym zautomatyzowanych decyzjach wywołujących skutki z art. 22 RODO, informuje oddzielnie, jeśli taka funkcja zostanie rzeczywiście wdrożona.

Każda nowa kategoria danych, odbiorca lub rozszerzenie telemetrii wymaga zmiany rejestru przepływów, celu, podstawy i oceny ryzyka przed wdrożeniem.

26. Ograniczony ślad forensic administratora

Dla bezpieczeństwa uprzywilejowanych operacji administracyjnych Center może przez ograniczony okres rejestrować rzeczywisty adres IP oraz user-agent administratora. Ślad ten służy wyłącznie bezpieczeństwu, rozliczalności działań, analizie incydentów i obronie roszczeń; nie jest wykorzystywany do profilowania marketingowego i podlega odrębnej retencji bezpieczeństwa.